إدارة الوقت - إدارة الوقت ، أو كيفية تعلم كيفية إدارة كل شيء

مترجمة من الإنجليزية "إدارة الوقت" -إدارة الوقت. من الواضح أنه في الواقع من المستحيل إدارتها. يشير ذلك إلى الاستخدام المنظم للعمل والوقت الشخصي ، محسوبًا بالدقائق والساعات والأيام والأسابيع. إدارة الوقت هي المحاسبة والتخطيط التشغيلي.

فلسفة وممارسة إدارة الوقت هي علم جديد نسبيا ، اكتسب شعبية في جميع أنحاء العالم فقط في الثمانينات من القرن العشرين. لا تزال هناك العديد من الأساطير والأوهام حولها.

مؤسسة

محاولة تنفيذ برنامج إدارة الوقت فيفريق من الموظفين ، من المهم أن نفهم أن النظام مفهومة وغير متاح للجميع ، على التوالي ، لن يتم إدراكها وتعلمها من قبل الجميع. إذا كان الشخص يعيش بلا هدف ، فإنه لا يسعى إلى أي شيء ، ووقته هو - وإدارة الوقت - شيئان متعاكسان. من أجل الإنتاجية ، يجب على المرء تحديد الأهداف التي يسعى إليها شخص يفهم علمًا معينًا. 4 حيتان إدارة الوقت:

• تحسين الوقت
• التخطيط اليومي
• تتبع الوقت
• تنظيم الدافع.

بعد فهم مبادئ العمل لكل منها ، سيكون من الممكن ليس فقط العمل بأقصى قدر من الكفاءة ، ولكن أيضًا للحفاظ على الصحة والحيوية والنور الخفيف.

Dwight Eisenhower Matrix

دورات إدارة الوقت للمبتدئين المدربينمن المستحسن استخدام المصفوفة التي طورها الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة. واعتبر أيزنهاور القدرة على التنقل بسرعة وتحديد أولويات المهارات التي لا غنى عنها لشخص ناجح. في محاولة لتحسين وقته في دائرة لا نهاية لها ، أنشأ رئيس الدولة مصفوفة تعمل وفق المبدأ: "ليست كل الأمور الهامة ملحة ، وليست كل الأمور العاجلة مهمة". هذا هو دليل مرئي لإدارة الوقت للأمهات ورجال الأعمال والبنائين والفنانين ، مما يسمح لك لتخطيط وتخصيص الموارد بكفاءة.

مبدأ العملية

سوف تؤتي المصفوفة ثمارها إذا كانت الأهداف حقيقية ويتم ضبطها بشكل صحيح. قبل تنفيذ المهمة التالية ، يجب عليك الإجابة عن سؤالين:

1. هل هذا مهم؟
2. هل هو عاجل؟

استنادًا إلى الإجابة عليها ، هناك 4 أنواع من الحالات:

1. مهم عاجل.
2. غير مهم عاجل.
3. غير عاجل مهم.
4. غير مهم غير عاجل.

حياة الشؤون العاجلة يلقي بنا باستمرار. ما تأرجح درجة أهميتها ، والجواب يعطي كل منهما. بالحديث عن الإلحاح ، يمكننا أن نستنتج أن هذا المعيار موضوعي. على سبيل المثال ، زميلك في الصف المدعو الذي لم تره منذ خمس سنوات ، يطلب منه ترتيب لقاء مع قريبه والمساعدة في العثور على وظيفة. من المهم؟ عاجل؟ بما يتفق مع أهدافك؟ ما نوع من نسبت؟

مهم عاجل

يجب تنفيذ هذه المهام على الفور. فهي حيوية وترتبط مباشرة بأهداف حياتك. تؤخذ جميع التدريبات إدارة الوقت من واقع الحياة ، تنشأ مسائل ملحة خارج الخطة ، وغالبا ، ليس من خلال خطأك. على سبيل المثال ، الطفل الذي يحتاج إلى الرعاية ، وضعف الصحة ، والصعوبات في العمل ، إلخ.

امتلاك تقنيات إدارة المهام والتخطيط المختص سيقلل من عدد الأمور الهامة الملحة إلى الحد الأدنى. إذا لم يتم استيفاء الشرط وتراكمت الأمور العاجلة من العدم ، فمن الجدير إعادة النظر في الأهداف في المستقبل القريب وتشديد الانضباط الذاتي.

الموثوقية - المصدر الرئيسي للعاجلة الهامةالشؤون. إن عدم القدرة على قول "لا" يجعل منا أولئك الذين يوفدهم أشخاص آخرون مهامهم العاجلة أو غير العاجلة الهامة. تختلف أسباب صعوبة الرفض ، لكنك تحتاج إلى الاجتماع معًا واتخاذ قرار متعمد. ارجع إلى الأمور العاجلة الخاصة بك ، واطلب وقفة أو حدد إطارًا زمنيًا مناسبًا لك ، واقترح تعيين موظف آخر للمهمة (مساعد ، شريك ، إلخ). اطرح سؤالاً غير متوقع على المعتدي: ماذا يمكن أن يفعل؟ الشيء الرئيسي ، لا تغفل عن هدفك. من المهم أن نفهم أن البقاء المستمر في طريقة أداء المهام العاجلة والمهمة يتطلب أقصى تركيز وتفان ، والذي سيؤدي في المستقبل القريب إلى تدهور الصحة. ليس لدينا وقت للتوقف ، إعادة التفكير في ما يحدث ، تقييم النتيجة ، في النهاية ، نحن نحترق.

مهم غير عاجل

السلوك الموصوف عندماإدارة الوقت - إدارة الوقت ، يحتوي على قائمة من المهام في الأداء والتي يمكنك ممارسة درجة ، والحذر. لديك الوقت للتفكير في كل خطوة. هذه فرصة عظيمة لوضع مهارات التخطيط النظري موضع التنفيذ.

يقول الخبراء أن الناس يبنونالأعمال أو المهنة على هذا المبدأ ، وتحقيق نتائج باهرة. إن وجود هامش زمني يسمح باتباع منهج شامل ومفيد لحل المشكلات ، وتنفيذ التخطيط الكامل ، وإعطاء تقييم وتوصيف النتائج الوسيطة ، لإظهار المرونة.

هذه المجموعة تشمل القضايا المتعلقةالروتين الضروري: التدريب ، ورعاية صحتك الخاصة (الالتزام اليوم ، والتغذية ، والوقاية من الأمراض ، وما إلى ذلك). لا تهمل الوقت ، لأن قد تكتسب الأمور الهامة غير العاجلة حالة الضرورة الملحة.

غير مهم عاجل

وفقا لقواعد إدارة الوقت المتطرفة جميعيجب استبعادهم من الحياة اليومية ، لأن يصرف عن تنفيذ الأمور الهامة العاجلة وغير العاجلة. أشياء غير مهمة شائعة: اجتماعات غير معقولة ، محادثات هاتفية طويلة ، إصلاح / ضبط المعدات. غالبًا ما تتعلق المهام التي يضعها شخص ما لنفسه في هذه المرحلة باختصاص الآخرين واحترافهم المهني ، لذلك يُنصح بتفويضهم. على سبيل المثال ، كسر ثلاجة ، لماذا يجلس لساعات على التعليمات ، ومشاهدة مقاطع الفيديو على إصلاحه وجعل محاولات غير ناجحة لاستعادة الوظيفة السابقة عندما يمكنك الاتصال بسرعة الرئيسية وتكليف العمل له؟ ثم سيكون هناك وقت لحل مهام الحياة الواقعية التي تتطلب انتباهك.

غير عاجل غير مهم

الجواب على السؤال في إدارة الوقت ، كما هو الحالالنجاح ، يكمن في الاستبعاد التام لمثل هذه المهام من الحياة اليومية. انهم يلتقطون الرحمة من وقت الفراغ. إذا كانت المواقف من الميدان السابق تشتت قليلا عن الأهداف الرئيسية ، عندها تكون للأمور غير الضرورية غير العاجلة كفاءة سلبية. إنه عن كل الشبكات الاجتماعية المفضلة لديك Instagram و Facebook وغيرها. مع التمرير بلا هدف للشريط ، والمراسلات الفارغة مع الأصدقاء ، ومشاهدة البرامج التلفزيونية الطويلة ، و "التعليق" في ألعاب الكمبيوتر.

هذه المهام سهلة وغير ملزمة. الضرر الرئيسي هو في تداخل غير واضح من المسار الطبيعي لأداء أمور مهمة.

إذا كان الهدف واضحًا ومحدّدًاالمواعيد النهائية ، يجب أن يستغرق النوع الرابع من الحالات حدًا أدنى من الوقت ، ومن الأفضل أن يتم استبعادها تمامًا. لا تنغمس في العمل دون أن تنكر نفسك. هنا قاعدة "وقت العمل ، ساعة المرح" ذات صلة.

تسري مصفوفة أيزنهاور على أي مجال من مجالات الحياة: سواء كانت إدارة الوقت للأمهات في التحضير لعطلة رأس السنة أو أخصائي في شركة كبيرة تقوم بتنفيذ مشروع العمر.

إذا تم تحديد الأهداف بشكل صحيح ، فهناك ثقة قوية بالنفس ، والحافز على العمل قوي ، ويجب ألا تنشأ الصعوبات.

فيما يلي قائمة بطرق إدارة الوقت ، مما يساعد على تحسين المهام ذات الأولوية المختلفة.

تعلم أن يقول لا

التعليم الجيد وضبط النفس لا يسمحان بذلكنحن نرفض الاستماع إلى قصص الجيران حول عطلة نهاية الأسبوع المضطربة ، لاستقبال زائر غير مخطط له ، للمشاركة في حل مشكلة شخص آخر. تدعو إدارة الوقت المتطرفة مثل هذه الحالات "أكلة الوقت" التي يمكن استخدامها بشكل أكثر إنتاجية. قرار الرفض هو مسؤولية يجب أن تأخذها مرة واحدة وإلى الأبد. مكافأة لجهودك ستكون كمية كبيرة من الوقت تحت تصرفك.

حكم "العربات والخيول"

هل فكرت بذلكقضاء وقت ثمين على شيء فقد معنى طويل؟ هل تعمل من العادة ، التي لم تعد مطلوبة لتحقيق نتيجة؟ وفقا للخبراء ، فإن إدارة الوقت للنساء مبنية على معالجة هذه القضية. يجب أن يخضع جدول العمل للمراجعة المنهجية لإزالة التقارير غير الإعلامية وغيرها من التقارير.

من أجل الوضوح ، نقترح أن نتخيلحصان العربة أثناء تحركها ، تمتلئ العربة ببضائع جديدة ، مع مرور كل كيلومتر منها تصبح أكثر وأكثر. هل من الضروري الانتظار حتى يفقد الحيوان قوته ، محاولًا سحب حمل لا يطاق؟ معظم الناس (الغالبية العظمى منهم من النساء) على يقين من أن العمل الجاد هو العمل الكثير. يحمّلون أنفسهم بمزيدٍ من المهام ، ويبقون بعد العمل ولا يندمون على الأيام البعيدة هناك. وستكون نتيجة مثل هذا الإيثار انخفاض في كفاءة العمل و "الانهيار العاطفي" ، عندما تفقد ما تفعله معناها.

من المهم إيجاد توازن دقيق بين الحياة الشخصية والتوظيف. هذا هو أفضل حافز لتعلم وممارسة إدارة الوقت (إدارة الوقت) - السعي إلى التطوير الذاتي وتحسين الذات.

"تناول فيل"

أصعب أداء - المهام المعقدةنطاق عالمي. مشكلتهم الرئيسية هي أن النتيجة لن تكون مرئية في وقت قريب ، ولكن يجب أن نعمل بجد الآن. في برامج إدارة الوقت ، فهي مجازية تسمى "الفيلة". لفهم في خطوة واحدة مع "الفيل" كله لن تنجح. للتخلص منه ، يتم اقتراح حل كسور للمشاكل - تقسيم حيوان إلى "شرائح اللحم". يجب أن تكون القطع هي الحجم الأمثل "للأكل" في وقت دون الشعور بعدم الراحة والعواطف السلبية.

مثال على إدارة الوقت للنساء: يمكن تقسيم جميع عمليات التنظيف العامة "المفضلة" إلى عدة أحداث أصغر حجماً: قم بعمل تمثيلية لمحتويات الخزانات اليوم ، واغسل النوافذ للتأجيل حتى الغد. لذلك ، سيكون من الأسهل ، مع كل خطوة ، المضي قدمًا.

المشكلة الرئيسية هي أن "الفيلة" المتناميةفي عدة أطنان نحن منخرطون في أنفسنا. يحدث هذا أثناء تأجيل الأشياء المهمة لوقت لاحق. حتى إذا فكرنا في مهمة ما ، لكننا لا نمضي في التنفيذ ، فإن "الفيل" ينمو.

عندما لا يبقى شيء سوى حل ،اتضح أنه لم يكن صعبًا. نتيجة للخمول لفترات طويلة هو إمكانات مهدرة وكتلة سلبية حولها. وفقط الانتهاء الكامل من العمل سيجلب الحياة الإيجابية والطاقة.

تقنية "الجبن السويسري"

والفرق الرئيسي بين "الجبن" من الطريقة السابقةإدارة الوقت في حل المشكلة ليست "من الرأس إلى الذيل" ، ولكن في ترتيب تعسفي. من المستحسن البدء بالمناطق التي يسهل الوصول إليها ، حيث سيعطي حلها مزاجًا إيجابيًا ويزيد الثقة بالنفس. سوف "قضم" اليومية من الثقوب الصغيرة في الجبن بشكل غير محسوس يؤدي إلى تناول الطعام الكامل.

مثال نموذجي: عند البدء في كتابة مقال ، درس المؤلف بعض الجوانب أكثر من الآخرين أو كان مهتمًا ببساطة بهذا الموضوع. من الضروري البدء في التعبير عن الأفكار على الورق مع هذا الموضوع.

لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في العمل ، من الضروري تطبيق الأساليب الموضحة في تركيبة. سيكون مزيجهم فرديًا ، اعتمادًا على الأهداف المحددة وخصائص النشاط.